El Backlog de Marketing con el CRM
La deuda del pasado, las quejas del presente
Como raro que ya es normal en nuestro día a día, si la IA, esta semana analizaba una conferencia de un profesor de Harvard acerca de como la IA se adopta en los negocios y llego a un parte donde mencionaba, un camino es potencializar o nivelar la habilidad que no tienes, que por gravedad te costó desarrollar.
El SEO es algo que al inicio me costó, es un universo con un lenguaje raro, parte de la interpretación de números que corresponde al comportamiento de la psicología del usuario que vuelve a traducirse a números pero de programación.
Literal sentía que todo estaba en mandarín hasta que hace unos 8 años encontré a Alejandro Gonzalez, el crack que me enseño el ángulo del SEO, quien me dijo no es mandarín, tienes el libro al revés 🤣. (si les escribes, puede que te dé un descuento en su plataforma Ranki, pero debes decirle que vas de parte mía)
Ahora estamos en el dilema del mito, que Google va a morir, que el SEO va a terminar enterrado, etc.
‼️ ¿Quieres tomar una decisión y postura informada?
Espero que sí, pues, descárgate este estudio que construyo HubSpot y WeAreContent, la dupla como en los supercampeones del SEO.
No puedo dejarte continuar sin que lo descargues, es que es necesario que entiendas lo que va a suceder con el SEO, con fundamentos, no 10 tiktoks que quieren ir en contra por viralización desinformándote.
El SEO desde mi perspectiva es comportamiento de los usuarios, nuestra naturaleza nos lleva siempre a buscar, así que el SEO evoluciona de hábito y tecnología, pero es de las pocas cosas que puede extinguirse.
Este mes alguien subió el switch y se encendieron los motores, por qué la cantidad de eventos que aparecieron de la noche a la mañana es impresionante.
Las responsabilidades colaterales también, todo evento necesita su equipo sponsors, es cuando se activan las listas de invitación a las marcas con todo su arsenal de propuestas, así mismo las ventas de los espacios promocionales a clientes potenciales.
Pero existe un fenómeno que lo llamo la obra de construcción, esta imagen lo representa todo:
Cada uno en lo suyo, el marketer ops disparando campañas como si no hubiera un mañana, los managers gestionando respuestas a lo leads que contestaron esas campañas, todos en teoría ven lo que está sucediendo, más no se comunican, asumen que todos comprenden.
¿A dónde voy con todo esto?
Esta semana recibí dos invitaciones a sponsorear un evento, no conteste el primer e-mail, me llego el segundo de followup el cual conteste que por ahora no estaba interesado.(realmente 4, por qué los dos asesores me enviaban lo mismo, pero de diferente remitente, no sabían que se estaban pisando los leads.)
Hoy recibo un tercer followup del asesor #2, donde tuve que volver a decirle que no estoy interesado, que ya se lo había expresado a su compañera, asesora #1 y un consejo, sync en los NO, y verificar con un BUSCARV o GPT que no estén pisando la base el uno al otro.
Te pregunto a ti, acaso hoy en día es el usuario/lead quien tiene que gestionar como lo deben organizar dentro del CRM ¿?
Si pasa con sponsor, imagina lo que pasa con leads masivos.
Sí, tu mente debe estar diciendo, es obvio, no saben administrar el CRM, puff es fácil la solución, contráteme a mí, yo le automatizo eso.
Si lo piensas así, te recomiendo leer el libro El Ministerio del sentido Común de Martín Lindstrom
Ese libro me ayudo a bajarle 5 puntos a mi ego de solucionator 3000, por qué cuando aprendes a hacer Zoom a los problemas operativos y tácticos, comprendes que no se soluciona con un TAG, es crear el proceso y redimensionar:
Cargas operativas que no da tiempo de revisar y actualizar las listas.
Por qué dos asesores no se comunican bien y se retroalimentan los no.
Evaluar si la distribución de una simple lista se realizó de forma correcta para no pisarse las mangueras y la marca.
Que hacer ante escenarios no contemplados
En ese último punto quiero profundizar el Backlog del CRM, lo más complejo de elegir si no entiendes la etapa en que se encuentra tu negocio, pero la mano derecha de marketing y ventas.
La foto del CRM es la mejor fotografía que se puede tomar para evaluar la evolución del liderazgo de marketing en la existencia de la marca.
Por qué sencillamente nunca nos enseñaron buenas prácticas de administrar un CRM, hasta que todo estaba como el siguiente meme y nos tocaba contratar un consultor que venía a apagar incendio, más no organizar la casa.
El afán de lanzar, vender, experimentar, comunicar, corregir nos lleva a tener el CRM como nuestro cuarto de adolescencia (aunque mi cuarto era 10/10 por qué de lo contrario la pela que me daban).
Backlog para el CRM de Marketing
Este es el modelo que he aprendido a pulir a lo largo de estos años, donde me he encontrado el mismo patrón de siempre, un CRM sin estructura, sin documentación pero trabajando 7/24 sin mucha dirección.
Lo primero, no se basa en los principios que dicta la naturaleza de un backlog de producto, esta adaptado a lo que necesitamos en marketing.
No es complejo de diligenciar, pero si requiere disciplina en equipo al diligenciar, cada que ejecutamos una estrategia en el Q deberíamos tener esta hoja.
1. Contactos:
Tenemos contactos que no debemos tocar, ya sea por qué se encuentra en nutrición de ventas, son clientes y es campaña para leads nuevos o sencillamente son “contactos reactivos”
Los leads que tocamos, cambian de estado de forma muy fácil, sensibilidad a la comunicación, saturación o sencillamente se fueron a la competencia o lo que poco limpiamos en la base de datos, actualización de datos, debemos ir gestionándolos como novedades para un nuevo backlog o hoja de trabajo, actualizarlos a contactos que no debería tocar.
Por esto termina en una etapa de actualización de contactos en las listas, esto es importante para mantener listas con jerarquías, consecutivos y un fácil entendimiento para el siguiente líder de marketing o miembro del equipo.
2. Campañas y Workflows
El hábito de documentar no está en el ADN del marketero, pero es necesario, es la mejor práctica que Growth nos ha traído, sencillamente enumerar y traer la descripción de la cantidad de campañas y tácticas que ejecutamos y como lo hicimos nos ayuda a crear una base sólida para el área (incluso si algún día te toca entregar el cargo, ojalá por algo bueno, es más fácil crear el acta de entrega).
Así mismo deberíamos tener un playbook que explica cada flujo de automatización, a que corresponde, si realiza algún relevo e introducción a otro flujo, básicamente el manual que trae el carro que nunca leemos, pero cuando algo falla, lo sacamos de la guantera y tratamos de buscar la solución.
Sin esto, imagina como se siente el ops que tiene que arreglar un autorresponder, pero le toca revisar 1-1 cada flujo.
Si cree un nuevo workflow, modifique o elimine lo documento en los workflows operativos, los únicos son temporales durante el tiempo de ejecución de la estrategia.
3. Bitácoras
Tu equipo de trabajo debería tener un lugar fácil de reportar recomendaciones, ajustes o requerimientos en su lugar digital de trabajo, osea el CRM, así mismo los líderes de cada área (marketing y ventas) de acuerdo a limitantes, oportunidades de mejora o rasgos a evaluar del CRM.
Aquí es donde sale a relucir los que sí tienen un rol técnico, un agentico AI para recibir y automatizar, n8n tuneado y tomar café.
Una vez se depura lo que sí es un requerimiento y lo que no, se crea un plan de acción para el siguiente periodo, que puedes implementar sin que afecte la siguiente estrategia, y lo que llegue afectar el máximo tiempo a implementar sin que se junte la tarea de 6 meses en el CRM.
Esta estructura se puede automatizar en un 70% con IA y creatividad, si este es el mensaje para que entiendas que debes desarrollar tu rol técnico para dominar de forma más ágil la IA.
Es muy importante para mí escucharte, quiero saber que más puedo traer para tratar de solucionar u orientar la solución a tu problema, puedes escribirme a LinkedIn y contarme que tal tu experiencia con mi newsletter, te lo agradeceré enormemente.
🧐¿Qué haría si?
🚨 Situación: Mi gerente me pide que evalúe un nuevo CRM el actual no está dando la talla para todo lo que necesitamos.
Que no se te olvide descargar tu lectura de hoy, el reporte de SEO 2025, es gratis y te da mucha claridad de lo que va a suceder con la industria del SEO.
🧠 Mi top 3 de herramientas recomendadas para esta semana:
➡️ Translate a Book traducir libros sin afectar su estética, ese es el resultado de esta herramienta con IA.
➡️ Credopad por si quieres estar al día en lo nuevo de productos de tecnología validados.
➡️ Supercut si conocías Loom o Tella, el tercer competidor en la cancha para crear grabaciones en tu pantalla bonitas y en segundos.